SPIELREGELN FÜR VIRTUELLE TEAMS

Überprüfen Sie die Voice Mail täglich und rufen Sie binnen 24 Stunden zurück.
Wenn Sie die Voice Mail nicht prüfen können, nehmen Sie eine freundliche Botschaft auf, dass Sie nur limitierten Zugang haben.
Sprechen Sie langsam und klar, wenn Sie Nachrichten für andere hinterlassen. Sagen Sie genau und klar, was Sie bis wann brauchen.
Wenn Sie Ihre Nummer hinterlassen, hinterlassen Sie diese komplett mit Ländercode am Beginn und am Ende der Nachricht.

Überprüfen Sie Ihre Mails täglich und beantworten Sie die wichtigen Mails spätestens binnen 24 Stunden.
Falls Sie keine Möglichkeit haben, Mails zu checken, benutzen Sie die “Out of Office”-Nachricht (ohne limited Access).
Wenn Sie eine „cc“-Message verschicken, gehen Sie davon aus, dass der „cc“-Empfänger sie nur als Information betrachtet und keine Reaktion setzt.
Bedenken Sie, dass E-Mail-Nachrichten sehr kurz und knapp ankommen können. Seien Sie vorsichtig in der Wortwahl.
Schreiben Sie keine E-Mail, wenn Sie zornig sind, sondern warten Sie einen Tag und formulieren Sie es um.
Nutzen Sie E-Mails nicht, um persönliche Themen zu diskutieren oder sensitive Information zu senden.
Verwenden Sie eine Betreff-Zeile, die den Inhalt beschreibt.
FYI bedeutet, dass die E-Mail nicht dringend ist, aber etwas Wichtiges enthält, das Sie lesen sollten.
URGENT FYI bedeutet, dass Sie die Information sofort lesen sollten.
Rufen Sie an, wenn ein Thema mehr als dreimal hin und her geht.
Prüfen Sie Ihre E-Mail immer auf Rechtschreibung.
Schicken Sie Termine über die Kalenderfunktion und nicht über E-Mail.

Loggen Sie sich ein, wenn Sie ins Office kommen.
Benutzen Sie die “Abmelde”- oder “Besetzt”-Funktion, wenn Sie nicht verfügbar sind.

Alle Teilnehmer begrüßen die Anwesenden, wenn sie in die Konferenz kommen.
Sagen Sie ihren Namen, bevor Sie inhaltlich kommunizieren.
Nutzen Sie den “Stumm”-Button, wenn jemand nicht spricht.
Vermeiden Sie Nebengespräche während einer Konferenz.
Bitten Sie um Wiederholung, wenn Sie etwas nicht hören oder verstehen.
Als Einlader der Konferenz sollten Sie früher da sein, um die Technik stabil zu bekommen, bis alle anderen sich zuschalten, um keine Zeit zu verschwenden.

Seien Sie pünktlich.
Verwenden Sie alle relevanten Zeitzonen für Ihre Meetings und rotieren Sie diese.
Einigen Sie sich auf eine Zeitangabe, an der sich alle ausrichten (z.B.: MEZ).
Machen Sie alle 60 – 90 Minuten eine längere Pause.
Lassen Sie andere ausreden.
Lassen Sie den Moderator seinen Job tun und reagieren Sie auf Aufforderungen seinerseits.
Die Agenda sollte spätestens 48 Stunden vor dem Meeting verschickt worden sein. Das Protokoll ist die mehr oder weniger vervollständigte Agenda.
Verlangsamen Sie Ihr Sprechtempo und geben Sie Zeit für Rückfragen, wenn Sprachschwierigkeiten auftreten.

Besprechen Sie lange Dokumente nicht mit der ganzen Gruppe am Telefon. 1:1-Meeting, und die Inhalte werden an alle weitergeleitet.
Halten Sie sich an verabredete Zeiten, wenn Dokumente weitergegeben werden müssen.
Halten Sie Vertraulichkeitsregelungen ein.
Überprüfen Sie den Zusammenarbeitsprozess und führen Sie regelmäßige Reviews ein.

Nutzen Sie die Teaminteressen und die Ziele als Basis für Entscheidungen und Problemlösungen.
Halten Sie lokale Interessen und die des ganzen Teams im Gleichgewicht.
Wenn es einen Rat braucht, schauen sie zuerst, ob es einen Experten für dieses Thema im Team gibt, bevor sie zur Informationsbeschaffung nach außen gehen.
Versuchen Sie, im Konsens zu agieren. Wenn das aus guten Gründen nicht geht, sollten auch andere Entscheidungswege (Expertenentscheidung, Abstimmung…) ins Auge gefasst werden.

Lösen Sie Konflikte gemäß Ihren Leitlinien.
Versuchen Sie nicht, Konflikte via E-Mail zu lösen. Rufen Sie die Person an oder sprechen Sie direkt mit ihr. Sprechen Sie zuerst immer mit den Betroffenen, nie zuerst mit den Vorgesetzten oder anderen Teammitgliedern.
Verwenden sie einen bekannten Prozess zur Konfliktlösung.
Konflikte gehören zum Alltag, dramatisieren Sie diese nicht.
Seien Sie aufmerksam, um Konflikte schon sehr früh zu erkennen, da diese in virtuellen Teams eher spät sichtbar werden. Warten Sie nicht ab, bis sich Spannung aufbaut.

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