Moderation von Meetings – live oder virtuell

Wir werden immer wieder gefragt, ob es einen großen Unterschied macht, ob Meetings virtuell oder live stattfinden. Wir denken ja – es gibt ein paar Unterschiede, auf die wir im Folgenden näher eingehen werden.

1. Sobald mit Kleingruppen-Settings gearbeitet werden soll, benötigen virtuelle Meetings eine deklarierte Moderator*innen-Rolle: Nur die Meetingorganisator*innen sind in der Lage, Breakout-Räume zu erstellen, diese zu öffnen und die Meetingteilnehmer*innen den Räumen zuzuordnen. Handelt es sich um eine Gruppe von maximal 4 Personen, die alle Themen gemeinsam bearbeiten möchte, gelten die gleichen Grundsätze wie bei Live-Meetings: Redezeiten managen, falls erforderlich, und das Meeting dokumentieren (in Form eines Verlaufs- oder Ergebnisprotokolls).
2. In einem Live-Meeting ist es möglich, sich ohne viel Visualisierung auszutauschen – auch wenn ich generell ein Fan davon bin, besprochene Themen zu visualisieren. In virtuellen Meetings ist es viel schwieriger, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen zu halten, wenn keine Visualisierung passiert.
   Wir empfehlen daher, bei virtuellen Meetings eine adäquate Visualisierung sicherzustellen. Das kann über eine Präsentation, ein gemeinsames Dokument oder über ein virtuelles Whiteboard passieren. Moderator*innen sollten in der Handhabung der Tools geschult sein und den Teilnehmenden, wenn notwendig, einen kurzen Crashkurs als Einweisung zur Verfügung stellen können. Als Moderator*in kann man damit auch das Meeting „zusammenhalten“, indem man abschweifende Diskussionen immer wieder zum gemeinsamen Whiteboard oder zum geteilten Dokument zurückführt.
3. Eine Agenda dient dazu, die Erwartungen der Teilnehmenden für dieses Meeting zu managen. Eine Agenda sollte beinhalten:
   
   1. Welche Themen besprochen werden,
   1. Was mit den Agendapunkten passieren soll (z. B.: Entscheidung treffen, Diskussion, etc.),
   1. Wie viel Zeit pro Thema vorgesehen ist.
   1. Wenn es unterschiedliche Verantwortliche pro Thema gibt, sollte auch das in der Agenda sichtbar sein.

In einem Live-Meeting ist eine Agenda aus unserer Sicht genauso sinnvoll, allerdings verzichten viele Einladende darauf, und versenden nur eine „Bullet“-Liste oder gar nur das generelle Thema.
Für uns als Moderator*innen hat eine Agenda nicht nur den Nutzen, dass sich die Teilnehmenden daran orientieren können, sondern wir haben mit dem Erstellen der Agenda auch überlegt, wie wir das Meeting gestalten, um zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen. Das heißt, hinter jeder professionellen Agenda steht auch ein Meeting-Design.

Gerade bei virtuellen Meetings kommt es vor, dass Menschen nur für einen Teil des geplanten Meetings verfügbar sind, weil die „Meeting-Taktung“ oft enger ist als in analogen Settings. Deshalb ist eine Agenda vor allem in virtuellen Meetings sehr wichtig, um für diese Schlüsselressourcen Termine besser planbar zu machen.

• Je nachdem, welche Form von Dokumentation vereinbart wurde, bietet ein virtuelles Meeting einen großen Vorteil gegenüber Live-Meetings. Ich kann mit einem Knopfdruck und ohne zusätzliches Equipment das Meeting aufzeichnen und so auch Leuten zur Verfügung stehen, die am Meeting nicht teilnehmen konnten.

Virtuelle Meetings laufen erfolgreicher, wenn Sie als Moderator*in ein paar kleine Workhacks beachten:

• Wir empfehlen interaktiv und mit zwei Bildschirmen zu arbeiten. Auf einem Bildschirm läuft die Meeting-Plattform (z. B. Microsoft Teams), sodass man alle Teilnehmer*innen gut sehen kann. Auf dem zweiten Bildschirm läuft die virtuelle Plattform wie z. B. Miro oder MURAL, auf der interaktiv gearbeitet werden kann. Arbeitet man nur mit einem Bildschirm, muss man sich entscheiden, ob man die Leute sehen will oder die Plattform.
• Sehr oft werden wir gefragt, ob die Kamera bei virtuellen Meetings eingeschaltet sein muss, da viele Teilnehmenden nicht gewöhnt sind, bei Meetings die Kamera eingeschaltet zu lassen und das auch mit allerlei Ausreden zu verhindern versuchen.
  
  Wir empfehlen, grundsätzlich mit offener Kamera zu arbeiten. Damit erzeuge ich zumindest ein ähnliches Setting wie bei Live-Meetings. Wenn die Qualität von Kamera und Mikrofon gut ist, gibt es keine Störgeräusche und das Team vergisst irgendwann, dass alle zu Hause sitzen und unterhält sich meist ohne große Barrieren. Je mehr Übung die Leute darin haben, desto besser geht es.
  Wenn Mitarbeitende Bedenken haben, das eigene Wohnzimmer zu „präsentieren“, ist es wichtig, einen Hintergrund zur Verfügung zu stellen, den die Leute einblenden können, um die eigene Privatsphäre zu schützen und gleichzeitig einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Auch die Weichzeichnerfunktion der Videokonferenzsysteme ist dafür gut geeignet.
• Treffen sich die Meetingteilnehmer*innen zum ersten Mal, ist es sinnvoll, Spielregeln zu vereinbaren, wie die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert:
  • Bleibt das Mikro offen oder nicht,
  • Wird der Chat für Fragen genutzt oder kommen diese direkt über die Kamera,
  • Kamera on/off,
  • Wie soll Kritik geäußert werden usw.

Übung macht den Meister

Aus unserer Sicht muss man sich vor virtuellen Meetings nicht fürchten. Je interaktiver man sie gestaltet, desto produktiver ist das Ergebnis. Unserer Erfahrung nach verlieren Teams weder ihre Kreativität noch ihre Produktivität, wenn Meetings virtuell stattfinden, solange diese gut moderiert sind. Je geübter die Teilnehmer*innen in dieser Form der Kommunikation sind, desto besser geht es.

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