Jeder, der schon einmal bei einem virtuellen Meeting mit mehreren Personen teilgenommen hat, kann von Kommunikationsproblemen berichten, die bei Face-to-Face Meetings so nicht auftreten. Nachdem derzeit viele von uns in solchen Meetings sitzen und vielleicht manchmal ein wenig darunter leiden, möchte ich hier ein paar einfache und wirksame Tipps dazu anbieten.
Ziel des Meetings klarstellen
Es ist sehr hilfreich, ein gemeinsames Verständnis zu haben, was das Ziel eines Meetings ist. Somit sollte man zu Beginn jedes Meetings, vor allem aber bei Online Meetings, eine klare Vorstellung davon haben, zu welchem Zweck es abgehalten werden soll. Diese Vorstellung sollte allen Teilnehmern zu Beginn mitgeteilt werden, am besten bereits in der Einladung.
Agenda erstellen
Passend zum Ziel des Meetings sollte es eine klare Agenda geben. Im einfachsten Fall ist eine sinnvolle Agenda einfach nur eine Liste jener Themen, die bearbeitet werden sollen. Wenn man die auch noch in eine Reihenfolge bringt und es dann den Teilnehmern mitteilt, werden alle wissen, was in dem Meeting passieren soll.
Moderator bestimmen
Nachdem im Online Meeting der sichtbare Teil der Kommunikation (Mimik, Gestik, Körpersprache) weitgehendst wegfällt, sieht man nicht, ob alle mit einem Inhalt einverstanden sind oder etwas sagen wollen und nicht zu Wort kommen.
Um auf diese Situation besser reagieren zu können, ist es hilfreich oder sogar notwendig, einen Moderator für das Meeting zu benennen. Das kann der beispielsweise Gastgeber des Meetings sein. Wichtig ist, dass sich die Teilnehmer zu Beginn darauf verständigen, wer das Meeting moderiert.
Die Hauptaufgaben des Moderators sind:
- Das Ziel des Meetings zu verfolgen,
- Das Einhalten der Agenda sicher zu stellen,
- Die Zeit einhalten,
- Die Redezeit gut zu verteilen,
- Regelmäßig nachzufragen, ob alles verstanden wurde oder ob es etwaigen Klärungsbedarf gibt,
- Das Meeting zu eröffnen und es abzuschließen.
Visualisieren, soviel wie möglich
Ein virtuelles Meeting kann mit Ton oder auch mit Video gestaltet werden. Unabhängig davon, wie es abgehalten wird, ist es auf jedem Fall hilfreich, den anderen Teilnehmern am Meeting möglichst viel visuell anzubieten. Es gibt einige technische Möglichkeiten, um das Besprochene visuell zu hinterlegen. Damit können mehrere Sinneskanäle gleichzeitig angesprochen werden.
So kann man die Agenda, unterstützende Bilder und Grafiken und vieles mehr entweder über den Bildschirm zeigen oder, wenn das nicht möglich ist, können diese Inhalte auch im Vorhinein an alle Teilnehmer per E-Mail versendet werden. Wichtig dabei ist jedoch, dass so viel wie möglich visuell dargestellt wird. Im Vordergrund steht dabei nicht, dass das Material „schön“ ist, sondern dass es unterstützende visuelle Informationen gibt.
Ausreden lassen
Grundsätzlich ist es auch in einem Präsenzmeeting unhöflich, andere Teilnehmer nicht ausreden zu lassen. Während wir im Alltag gut damit umgehen können, führt dieses Verhalten in einem virtuellen Meeting leider rasch zu einem kleinen Gesprächschaos. Hier ist es wichtig, andere ausreden zu lassen. Einer redet, die anderen hören zu. Der Moderator soll dabei helfen, dass alle für das Thema relevanten Personen zielgerichtet involviert werden.
Lange Pausen, wenn man Fragen stellt
Sobald anderen die Möglichkeit zu Antworten gegeben werden soll, braucht es lange Pausen, bevor man weiterspricht. Es dauert im Online Meeting ein wenig länger, bis sich Teilnehmer zu Wort melden. Dies liegt daran, dass man sich gegenseitig nicht sieht und daher nicht wissen kann, wer gerade zum Reden ansetzt. Nach ein paar Sekunden wird sich jemand melden oder eventuell mehrere gleichzeitig. In diesem Fall soll der Moderator die Reihenfolge der Wortmeldungen festlegen.
Lange Pausen sind in dem Zusammenhang ca. drei Sekunden. Zählen sie „21, 22, 23“, bevor sie fortfahren.
Kurz reden, keine langen Vorträge
Wenn es im Meeting darum geht, einen Austausch mit den anderen Teilnehmern zu erreichen, sollte sich jeder so kurz wie möglich halten und keine langen Vorträge halten. Die Aufmerksamkeit im Online Meeting ist schwächer als im Präsenzmeeting.
Das Mikrofon stumm schalten
Üblicherweise gibt es an jedem Ort Nebengeräusche, und jede Person erzeugt zusätzlich kleine Geräusche. Man tippt auf der Tastatur, gibt spontane Antworten, wie „Ja“, „hmm“, „Ok“, etc. All das multipliziert sich mit jedem weiteren Teilnehmer in dem virtuellen Meetingraum, weshalb es dort sehr schnell viel zu viele kleine Störgeräusche gibt. Um diese zu verhindern, schalten am besten alle Teilnehmer, die gerade nicht sprechen, ihr Mikrofon stumm. Das hilft dabei, Ruhe ins Meeting zu bringen und Stress herauszunehmen.
Außerdem muss dann jeder Teilnehmer sein Mikrofon zuerst einschalten, bevor er etwas sagen kann. Das ist ein hilfreicher Nebeneffekt, da mehr Zeit bleibt für überlegte Antworten.
Mehr Zeit einplanen
Online Meetings brauchen ein wenig mehr Zeit als Präsenzmeeting. Außerdem kann der Start eines Meetings mit ungeübten Teilnehmern schon einmal 10-15 Minuten dauern, bis alle ihre technischen Probleme gelöst haben und jeder sich auf das Meeting konzentrieren kann.
Mit diesen sehr einfachen Tipps wünsche ich ihnen stressfreie und wirkungsvolle Online-Meetings.
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an: bernhard.fink@coverdale.at
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