DER RICHTIGE UMGANG MIT ZEITFRESSERN

„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen.“

Zum Teil handelt es sich „nur“ um hinderliche Angewohnheiten. Aber je länger sich diese Gewohnheiten eingeschliffen haben, umso schwieriger ist es, sie zu verändern. Da hilft es, sich den Nutzen einer Verhaltensänderung plastisch vor Augen zu führen, Nachsicht mit sich selbst zu haben, konsequent zu üben und sich kleine Erfolgserlebnisse bewusst zu machen.
 

Zeitfresser: Persönliche Desorganisation, z.B. überhäufter Schreibtisch

Vielleicht entstammt Ihre Ordnerstruktur noch Zeiten, in denen Sie wenige unterschiedliche Aktivitäten hatten, und daher gibt es inzwischen vieles, bei dem unklar ist, wo es abgelegt werden sollte. Oder Sie glauben, nur abgeschlossene Vorgänge können abgelegt werden. Schaffen Sie also zuerst eine sinnvolle Struktur und sortieren Sie neue Vorgänge ab jetzt entsprechend ein. So kommt nichts zu den bestehenden Haufen auf Ihrem Schreibtisch dazu. Bis auch diese abgetragen sind, wird es bei realistischer Betrachtung länger dauern.

Zeitfresser: Fehlende Ziele, Prioritäten, Tagespläne

„Es kommt sowieso immer was dazwischen.“ Nehmen Sie sich jeden Abend Zeit zur Reflexion und setzen Sie Ihre Erfahrung in Wochen- und Tagespläne um. Lassen Sie Ihre Planungen schrittweise realistischer werden, sodass Sie immer weniger Unerledigtes übertragen müssen. Probieren Sie aus, welche Hilfsmittel zu Ihnen passen. Treffen Sie Vereinbarungen mit anderen, um nicht immer wieder unter Druck zu geraten, Ihren eigenen Plänen zuwider zu handeln.

Zeitfresser: Unentschlossenheit im Hinblick auf das weitere Vorgehen

Manchmal arbeitet eine ungeklärte Frage im Unbewussten weiter und die Lösung, wie der nächste Schritt aussehen kann, taucht in einem entspannten Moment als Gedankenblitz auf. Probieren Sie es aber auch systematisch: Wie genau soll das Ergebnis aussehen? Welche Informationen habe ich schon? Welche fehlen mir? Wie kann ich sie bekommen? Wen muss ich ansprechen? Welche Risiken bestehen bei Lösungsweg A? Bei Lösungsweg B? Wie sind die Risiken zu bewerten? Wie kann ich sie minimieren etc.? Planen Sie dann ihr Tun.

Zeitfresser: Aufschieberitis

Machen Sie eine Bestandsaufnahme und legen Sie eine Aktivitätenliste mit allen aufgeschobenen und Sie belastenden Aufgaben an. Fragen Sie sich, welche Aufgaben Sie jemals noch erledigen werden und streichen Sie vieles. Gliedern Sie große Aufgaben in kleine durchführbare Schritte und tragen Sie diese in Ihre Zeitplanung ein.
 
Wenn der Grund für die Vermeidung darin besteht, dass Sie die Aufgabe als unüberwindlichen Berg empfinden, zerlegen Sie sie in kleine überschaubare Schritte und tragen Sie diese in Ihre Zeitplanung ein. „Wie isst man einen Elefanten? – In kleinen Stücken.“
 
Manchmal ist fehlende Motivation für die Aufgabe die Ursache der Aufschiebe-Taktik. Wenn Sie in der Aufgabe keinen persönlichen Nutzen für sich sehen können, stellen Sie sich selbst bei zügiger Erledigung eine Belohnung in Aussicht. Das ist die angenehme Alternative zum Nachgeben  bei steigendem Leidensdruck, wenn sich die Aufgabe sowieso nicht umgehen lässt.

Zeitfresser: Versuch zuviel auf einmal zu machen, Hast, Hektik, Multitasking

Nein, nicht einmal Frauen sind fähig zum Multitasking. Multitasking bedeutet immer, keine der gleichzeitigen Aufgaben wirklich gut zu machen. Fehler, die Sie hinterher oft zeitaufwändig ausbügeln müssen, wären vorprogrammiert. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe, dann nutzen Sie Ihre Zeit optimal aus. Analog zu einer Steckerleiste: Schalten Sie überall den Strom aus, wo Sie ihn aktuell nicht benötigen.
 
Öfters haben die Angewohnheiten einen tieferen Grund und auch beim besten Willen werden wir – genauer: wird ein Teil von uns – unsere Vorhaben zum Zeitmanagement sabotieren. Vielleicht können Sie den inneren Widerstand gegen ein vernünftiges Vorhaben körperlich spüren. Es hat keinen Sinn, das zu übergehen. Spätestens seit Freud wissen wir, dass das Unbewusste stärker ist als unsere Vernunft und unsere Willenskraft. Aber: was uns nicht bewusst ist, muss nicht für alle Zeit unbewusst bleiben.
 
Fragen Sie sich: „Was befürchte ich, würde passieren, wenn ich mein Vorhaben in die Tat umsetzte?“ Und gehen Sie so Ihren eigenen verborgenen Zielen auf den Grund. Dann können Sie quasi mit sich selbst verhandeln und eine für die verschiedenen inneren Antriebe passable Lösung finden. Die Befürchtungen, die Ihnen bewusst werden, mögen heute unrealistisch sein, um so besser. Aber wenn Sie sie nicht ernst nehmen und darauf eingehen, werden sie weiter im Verborgenen wirken.

Zeitfresser: Unentschlossenheit im Hinblick auf das weitere Vorgehen

Haben Sie z.B. den „Glaubenssatz“, immer selbst wissen zu müssen, was zu tun ist? Weil man Ihnen in einer frühen Phase in Ihrem Leben auch nicht geholfen hat? Hat man Sie zurückgewiesen, wenn Sie als Kind Fragen gestellt haben? Kommen Sie sich unselbständig vor, wenn Sie jemanden um seine Meinung oder um Rat fragen?
 
Statt in dem Dilemma: „Ich möchte nicht dumm dastehen oder verhöhnt werden“ und „Ich komme hier allein nicht weiter“ zu verweilen und den Kopf in den Sand zu stecken, können Sie sich sagen: Es ist nicht dumm, jemand anders hinzuzuziehen, wenn ich nicht weiter weiß. Ich werde die Frage systematisch einengen und präzisieren, um nicht einen möglicherweise hilflosen und inkompetenten Eindruck zu machen. Statt: „Es nimmt sich sowieso niemand die Zeit, mich zu unterstützen“ sagen Sie sich: Wenn der erste Kollege, den ich kontaktiere, mir nicht helfen kann oder will, überlege ich, wen ich sonst frage.

Zeitfresser: Perfektionismus

Fürchten Sie generell einen Fehler zu machen? Als inkompetent oder oberflächlich angesehen zu werden? Differenzieren Sie: Bei welchen Aufgaben lohnt sich Ihr Perfektionismus? Bei welchen Aufgaben ist es angebracht, sie fehlerfrei und vollständig zu erledigen? Bei welchen Aufgaben ist es sinnvoller, sich entsprechend dem Pareto-Prinzip mit einer 80-Prozent-Lösung zufrieden zu geben? Welche Auswirkungen wird das realistisch auf Ihr Image haben?

Zeitfresser: Unfähigkeit, auch mal „Nein“ zu sagen

Fürchten Sie, als unkollegial zu gelten? Oder als faul?

Zeitfresser: Gefühl von Inkompetenz

Sie denken, Sie können es nicht gut genug und scheuen sich daher, eine Aufgabe in Angriff zu nehmen? Wer sagt das?

Zeitfresser: Möglichst alles selber tun

Sie glauben, niemand erledigt die Aufgabe so gut wie Sie? Was gibt Ihnen dieses Überlegenheitsgefühl? Oder geht es darum, sich unentbehrlich zu fühlen?

Zeitfresser: Alle beteiligen wollen

Und wenn nicht?

Zeitfresser: Aufgaben nicht zu Ende führen

Steht das Beendigen einer Aufgabe Ihrem Selbstbild als Kreativer und Initiator entgegen?

Zeitfresser: spontane Entscheidungen treffen

Haben Sie die Überzeugung, schnell sein zu müssen? Gibt es Ihnen ein Machtgefühl, spontan zu entscheiden? Oder ein Gefühl von Freiheit? Wie können Sie das Bedürfnis sonst befriedigen?

Zeitfresser: Weitschweifigkeit

Haben Sie die Befürchtung, nicht wahrgenommen zu werden, wenn Sie sich kürzer fassen würden? Oder nicht verstanden zu werden?

Quelle: Arbeitsbuch Selbstorganisation, Coverdale Deutschland