Wie Online-Settings die Anforderungen an die Moderation von Meetings verändern

Die Anzahl an Online-Meetings hat in den letzten 2 Jahren sprunghaft zugenommen. Das merken wir natürlich auch selbst. Die Anzahl an Remote-Veranstaltungen macht derzeit mehr als 50 % unserer Arbeitszeit aus.

Wir haben in dieser Zeit unsere Arbeitsweise für Remote Veranstaltungen mehrfach angepasst, um auch online so effizient und effektiv wie möglich zu arbeiten.

Die Aufteilung der Arbeitszeit:
Wer Online-Meetings und -Workshops gut gestaltet, kann zumeist mindestens den gleichen Output erreichen wie in analogen Meetings und Workshops, wenn einige Prinzipien berücksichtigt werden:

1. Traditionellerweise starten Meetings zur vollen oder zu halben Stunde. Um sicherzustellen, dass wirklich alle Teilnehmer*innen im Meeting anwesend sind, starten Sie jeweils 5 – 10 Minuten später. Teilnehmer*innen, die von einem Anschlussmeeting direkt in Ihr Meeting umsteigen haben so die Möglichkeit, eine kurze Pause in Anspruch zu nehmen.
2. Planen Sie alle 30 Minuten bewusst einen Methodenwechsel ein, sodass die Teilnehmer*innen nicht in den „Kino-Modus“ verfallen.
3. Machen Sie spätestens nach 90 Minuten eine Pause von mindestens 20 Minuten, besser 30 Minuten, um danach wieder mit frischer Energie weiterzumachen.

Offene Kamera:
Das ist bei vielen Kund*innen ein leidiges Thema. Menschen sitzen an Rechnern, die keine Kamera integriert haben, oder möchten Ihre Privatsphäre nicht gestört wissen. Gleichzeitig schafft das Arbeiten mit offener Kamera eine wesentlich bessere Stimmung, vor allem dann, wenn miteinander diskutiert oder gemeinsam etwas erarbeitet werden soll.

1. Vereinbaren Sie schon bei Aussendung des Termins, dass Sie mit offener Kamera arbeiten wollen. Geben Sie Hilfestellung, wie man einen optischen Hintergrund einrichtet, oder den Weichzeichner aktiviert.
2. Wenn jemand keine Kamera an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung hat, schaffen Sie Abhilfe durch Verbesserung der Ausrüstung. Kurzfristig kann auch das Dazuschalten des Firmenhandys auf einem Stativ helfen.
3. Wenn Punkt 1 und Punkt 2 nicht möglich sind, stellen Sie eine mobile Barriere zur Verfügung, die die Teilnehmer*innen an ihrem Sessel anbringen können.

Visualisierung:

Die Produktivität eines Teams in einem Workshop oder Meeting nimmt sprunghaft zu, wenn dieses interaktiv gestaltet ist. In analogen Settings haben sich in den meisten Organisationen Formen von Visualisierung etabliert, die den Bedürfnissen der Teams entsprechen. Die Arbeit mit einem Flipchart, mit Moderationskarten und/oder Post-it‘s gehört mittlerweile zum analogen Meeting- und Workshop Standard. Wir plädieren dafür, auch in Online-Meetings diese Form der Visualisierung zu nutzen – aber elektronisch.

1. Wenn Sie analog mit Präsentationen arbeiten, die den Teilnehmenden am Start der Veranstaltung oder schon vorab ausgeteilt werden, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer*innen auch in Online-Meetings über diese Unterlagen verfügen.
2. Wenn Sie in analogen Meetings mit Tools arbeiten, mit denen alle in Echtzeit arbeiten können (z. B. OneNote), machen Sie das auch online.
3. Wenn Sie ein interaktives Setting benötigen, statten Sie sich und Ihr Team mit einem Online-Whiteboard aus, dass alle Funktionen erfüllt, die Sie während des Workshops benötigen. Testen Sie z. B. Miro oder Mural oder vergleichbare Tools vorab, damit Sie sich als Moderator*in ganz auf den Prozess der Moderation konzentrieren können.
4. Bieten Sie Ihren Teilnehmer*innen einen 10-minütigen Crashkurs an, wenn Sie das Tool zum ersten Mal einsetzen, und stellen Sie so sicher, dass sich alle Teilnehmer*innen aktiv beteiligen können.

Die Anzahl der Teilnehmer*innen:
In vielen Organisationen hat sich die Unart eingebürgert, eine Ausschreibung zu einem Meeting oder Workshop eher „breitflächig“ zu streuen, um nur niemand „Wichtigen“ zu vergessen. Durch eine Weiterleitungsfunktion des Termins kommen über diesen Weg auch noch Personen dazu, die vielleicht die einladende Partei nicht auf dem Schirm hatte.

Das führt dazu, dass Meetings oft aus einer Gruppe von aktiven Teilnehmer*innen bestehen, die auch wirklich zu dem Thema etwas beitragen können, und aus Personen, die dabei sind, weil es für diese ja wichtig sein könnte. Wir schlagen vor, bei Online-Meetings anders vorzugehen:

1. Versenden Sie immer eine Agenda, aus der hervorgeht, welche Themen besprochen werden, und welchen Beitrag Sie von den eingeladenen Personen erwarten.
2. Ersuchen Sie um die Benennung einer entscheidungsbefugten Stellvertretung, wenn die eingeladene Person nicht verfügbar ist. Schalten Sie die „Weiterleitungsfunktion“ des Termins ab, um die Kontrolle zu haben, wer eine Einladung bekommen hat.
3. Vermeiden Sie, Kalender von andern zu „überbuchen“, fragen Sie vorher an, ob der ins Auge gefasste Termin möglich ist, bzw. falls nicht, wer als Stellvertreter*in erscheint.
4. Laden Sie nur die Leute ein, die für das Meeting wirklich nötig sind. Stellen Sie sicher, dass es nach dem Meeting oder Workshop ein Ergebnisprotokoll gibt, dass den Teilnehmer*innen zeitnah übermittelt wird. Stellen Sie vorab fest, wer über die im Meeting erarbeitete Lösung auch noch informiert werden muss, und versenden Sie das Ergebnis auch an diesen Personenkreis.
5. Arbeiten Sie mit einem Prozessdesign, das für die Anzahl der Teilnehmer*innen adäquat ist. Planen Sie Break Out Sessions ein, falls erforderlich. Nutzen Sie dazu die Funktionalität Ihrer Konferenzsoftware. (Als Terminorganisator*in können Sie Breakouts direkt aus dem Termin eröffnen. Falls das nicht möglich ist, richten Sie Paralleltermine ein, wenn sie Breakouts machen wollen).

Wenn Workshops online durchgeführt werden, steigt die Herausforderung für Moderator*innen, weil diese ähnlich wie bei analogen Meetings sich im Vorfeld einen Prozess überlegen müssen, wie sie die Teilnehmer*innen führen müssen, um den gewünschten Output – z. B. eine Lösung, einen ersten Prototypen oder ein Maßnahmenpaket – erreichen wollen.

Wir verwenden dafür elektronische Whiteboards, auf denen der komplette Prozess durchstrukturiert wird. Die Blöcke, die sie gerade nicht benötigen, werden für die Teilnehmer*innen ausgeblendet.

Nach jeder Pause schalten wir den nächsten Block frei.

Sollte eine Prozessänderung notwendig sein, ist es für unerfahrene Moderator*innen hilfreich, ein „Backup“ vorbereitet zu haben, dass man dann im Bedarfsfall einstellen kann.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren dieser neuen Welt, die gekommen ist, um zu bleiben.