Digitale Transformation in 80 Tagen – ein Reisebericht

Mitte März wurden wir ziemlich abrupt aus unserer normalen Welt katapultiert und waren gezwungen, sehr schnell neue Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln, um mit den geänderten äußeren Bedingungen zurecht zu kommen. Das Unwort des Jahres 2020 heißt „social distancing“ obwohl eindeutig nicht „soziale“ Distanzierung, sondern physische Distanz gemeint war:

Viele Menschen, die bis dato gewohnt waren, täglich ins Büro zu gehen, wurden mit Laptops und Kameras ausgestattet und mussten – zur Heimarbeit „verdonnert“ – ab sofort zu Hause arbeiten.

Die Frage, der wir heute nachgehen wollen, ist: „Wird es ein Zurück zum „normalen“ Alltag geben oder sind wir mitten in einer digitalen Transformation, von der noch keiner weiß, wo diese enden wird?“

In unserem unmittelbaren Umfeld erleben wir z.Z. sehr unterschiedliche Strategien, mit der momentanen Situation umzugehen. Einigen haben sich sehr schnell auf die veränderten Bedingungen eingestellt und funktionieren ähnlich wie auch wir in Coverdale Österreich komplett digital. Die meisten meiner Kollegen entdecken immer neue Möglichkeiten, die die digitalen Tools bieten und haben gleichzeitig gelernt, die eigene Energie so einzusetzen, dass die „neue“ Form der Zusammenarbeit die Kollegen energetisch nicht überfordert.

Unser Team war schon vor Corona disloziert aufgestellt, aber auch wir waren nicht gewöhnt, ausschließlich virtuell zusammenzuarbeiten. Wir haben von einem Tag auf den anderen auf virtuelle Zusammenarbeit umgestellt und haben einige interessante Learnings gemacht, die wir gerne teilen:

Der Homeoffice Arbeitsplatz:
Die Arbeit mit 2 – 3 Schirmen für die rein virtuelle Zusammenarbeit ist sehr hilfreich, vor allem, wenn es wirklich darum geht, synchron zusammenzuarbeiten.

• Auf dem ersten Schirm läuft die virtuelle Kommunikation. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es wesentlich angenehmer ist, mit „offener“ Kamera mit anderen zu kommunizieren. Wenn die Bandbreite groß genug ist, sind die Videos sehr scharf und vermitteln den Eindruck, sich wirklich gegenüber zu sitzen. Je nach dem Zweck der Kommunikation nutzen wir hauptsächlich Microsoft Teams – für alle Gesprächspartner, die auch ein Office 365-Konto haben. Für Kommunikationssituationen, die das Arbeiten in Kleingruppen erfordern, verwenden wir BigBlueButton oder Zoom.
• Den zweiten Schirm nutzen wir, um eventuell etwas nachzuschauen, wenn Recherche passieren muss.
• Der dritte Schirm ist zumeist ein Tablet, das wir benutzen, wenn wir interaktiv mit geteiltem Bildschirm arbeiten – z. B. mit einem elektronischen Whiteboard. Hier hat sich MIRO unserer Meinung nach am besten bewährt.

Meetingstruktur:
Unsere Regelmeetings dauern im Schnitt etwa die Hälfte der Zeit von physischen Meetings. In den ersten Wochen haben wir es eher der „neuen Situation“ zugeschrieben. Wir haben aber mittlerweile die informelle Regel eingeführt, dass frühere physische „Einstünder“ in 30 Minuten erledigt werden und daher nur mehr 30 Minuten Slots geplant werden.

Teamarbeit – gemeinsam Projekte/Projektmanagement:
Wir haben während der Lock Down Phase mehrere agile Entwicklungsprojekte durchgeführt und festgestellt, dass die Organisation der Projekte über die „Planner-App“ von Office 365 sehr gut funktioniert. Asynchrone Kommunikation lief über den Chat – musste es schnell gehen, wurde direkt über Teams per Videotelefonie kommuniziert.

Die persönliche Kommunikation im Team:
Unser Team ist disloziert aufgestellt. Wir waren daher schon vor Corona daran gewöhnt, untereinander über Telefon Kontakt zu halten. Das ist meines Erachtens die größte Veränderung. Wir telefonieren kaum noch, sondern haben unsere Kommunikation fast zur Gänze auf Videotelefonie verlagert. Spontane Anrufe oder auch geplante kurze Abstimmungstelefonate zwischen Office und der Geschäftsführung laufen derzeit über Teams, mit eingeschalteter Kamera.

Messangerdienste:
Wir hatten bisher SMS und Signal genutzt. Das ist seit März praktisch zum Erliegen gekommen, wir verwenden ausschließlich die Chatfunktion in Teams, da durch diese App alle Kommunikationskanäle gebündelt sind.

Wie wird es weiter gehen?
Unsere Office Managerin hat die Vorzüge des Homeoffice entdeckt und wird bis auf Weiteres etwa die Hälfte Ihrer Wochenarbeitszeit im Homeoffice arbeiten. Ich denke, es wird viele Menschen geben, denen diese neue Form der Arbeit sehr entgegenkommt.

Wir haben unser Trainingsangebot adaptiert, sodass wir auch weiterhin voll virtuell arbeiten können, auch wenn wir wieder persönlich arbeiten dürfen. Die meisten Kunden warten noch bis zum Herbst und buchen derzeit ihre Programme nur online. Betrachtet man die Kostenersparnis, die virtuelle Personalentwicklungsprogramme bringen, glauben wir, dass auch dieser Trend anhält bzw. stärker wird. Wir denken aber, dass auch Präsenztrainings wieder „zurückkommen“ werden.

Wir werden unsere Quartalsmeetings zukünftig wieder persönlich abhalten, zumindest jedes zweite Mal, um den persönlichen Kontakt im Team zu intensivieren, allerdings werden wir diese Entscheidung je nach der aktuellen Corona-Situation regelmäßig evaluieren. Auch hier glauben wir an einen Trend – persönliche Treffen wird es weiterhin geben, allerdings werden diese bewusster erlebt als bisher und vorsichtiger stattfinden.

Wir werden unsere Fähigkeit der virtuellen Zusammenarbeit weiter professionalisieren, da wir alle glauben, dass wir auch in den nächsten Monaten mehr virtuell als physisch miteinander arbeiten werden. Deshalb wird auch die Kompetenz, virtuell arbeiten zu können, zukünftig eine Basisanforderung für neue KollegInnen werden.

Wir glauben daran, dass auch dieser Trend anhält und zukünftig ganz ein normaler Teil unseres Alltags sein wird. Je länger es dauert, bis es eine Impfung geben wird, desto normaler wird diese Form der Kommunikation werden, ähnlich wie das Telefonieren mit dem Smartphone.

Wir sind gespannt auf die nächsten 80 Tage….