Praxistipps für erfolgreiche Online Meetings

Für mehr Kreativität, Motivation und Energie

In diesen Tagen „glühen“ die Datenleitungen nicht nur wegen Netflix, Instagram, WhatsApp und Co, sondern gerade auch, weil wir unseren beruflichen Alltag ins Datennetz verlegen mussten, um vermehrt von zu Hause aus zu arbeiten. Die drastische Reduktion an physischer Anwesenheit im Betrieb macht virtuelle Treffen notwendig und stellt uns vor neue Herausforderungen. Dafür einige Tipps.

Egal, ob Online- oder Präsenzmeeting:

• Agenda
• Moderator
• Zweck
• Ziel
• zeitlicher Rahmen

des Meetings sind auch und gerade bei Online Meetings Grundvoraussetzung einer guten Vorbereitung.
Um Online Meetings aber die nötige „Würze“ zu verschaffen, die es braucht, um motiviert dabei zu bleiben, einige zusätzliche Impulse:

Der Start
Wenn es technisch möglich ist, sollten alle bei der Begrüßungsrunde die Kamera eingeschaltet haben. Man kann zu Beginn ruhig 5 bis 10 Minuten für „Smalltalk“ einplanen, denn man hat sich womöglich lange nicht mehr gesehen. Das hebt die Energie gleich zu Beginn. Um allerdings ein Durcheinander beim Sprechen zu vermeiden, übernimmt der Moderator schon an dieser Stelle.

Mikrofon aus. Kamera aus. Agenda „teilen“
Wenn es los geht, ist Disziplin gefragt. Der Moderator „teilt“ (shared) die Agenda und bittet die Teilnehmer, ab sofort das Mikrofon nur dann einzuschalten, wenn man etwas sagen möchte. Möglicherweise macht es auch Sinn, die Kamera auszuschalten, um eine bessere Qualität der Sprachverbindung zu haben.

Interaktion ist gefragt
Der Moderator ist in Online-Meetings besonders gefordert, die Teilnehmer zu aktivieren. Drei Punkte können dabei unterstützen.

• Informationen von den Teilnehmern einfordern. In der Vorbereitung und während des Meetings.
• Agendapunkte als Fragen formulieren und damit zur Diskussion einladen.
• Zwischenergebnisse schriftlich festhalten und mit den Teilnehmern Folgeaktionen definieren. Vorteil: Damit entfällt auch das Protokoll schreiben ganz oder zumindest teilweise.

Mikrofon an. Kamera an. Ergebnisse „teilen“
Am Ende des Meetings fasst der Moderator die Ergebnisse und die Action Items zusammen und klärt offene Fragen der Teilnehmer. Wir empfehlen, den Moderator für das nächste Meeting am Ende des Meetings zu nominieren, um die Vorbereitung zu erleichtern. Jeder kann Moderator werden. Abwechslung belebt.

Unsere Office Managerin, Margit Darnhofer hilft Ihnen bei konkreten Fragen gerne weiter.
Office@coverdale.at